Artikelpresentatör Artikelpresentatör

Hur påverkas bolagstämman av Covid-19?

Författarartikel

___________________________________________________________________________

Uppdaterad: 2020-03-19

Våren är bolagstämmornas tid, men hur påverkar Sveriges nuvarande situation möjligheten att genomföra dessa, och vilka åtgärder kan en ansvarsfull bolagstyrelse vidta? Robert Sevenius delar med sig av sina råd.

Förbudet mot folksamlingar

Regeringen har med ikraftträdande 12 mars fattat beslut om att förbjuda folksamlingar på över 500 personer. Beslutet är i form av en förordning. Detta förbud gäller allmänna sammankomster och offentliga tillställningar, enligt de definitioner som gäller enligt 2 kap. 1 – 3 §§ ordningslagen (1993:1617).  Det gäller bland annat demonstrationer, föreläsningar, religionsutövning, tävlingar och dans. Förbudet gäller även sammankomster och tillställningar som inte äger rum på offentlig plats i enlighet med 2 kap. 15 § ordningslagen. Förbudet gäller tillsvidare och är straffsanktionerat med böter och fängelse upp till 6 månader.

En bolagstämma i ett aktiebolag är inte en sådan sammankomst eller tillställning som omfattas. Ett aktiebolag är en sluten association. Bolagets andelsantal är bestämt på förhand – det är inte upp till var och en att välja att bli medlen utan existerande aktieinnehavare gör det möjligt för ytterligare personer att bli delägare. I ett noterat bolag är aktieägandet spritt och i många fall likvitt, så där finns i praktiken möjlighet för vem som helst med en sparkrona över att bli andelsinnehavare. Detta förtar dock inte det faktum att aktiebolaget är en sluten association och bolagsstämmorna är följaktligen inte allmänna eller offentliga. Vad gäller stämmor i öppna associationer som ekonomiska och ideella föreningar är saken delvis en annan, men i princip är själva stämman endast till för existerande medlemmar och inte allmän eller offentlig.

Olyckligtvis duckar Bolagsverket denna fråga och uttalar att ”Om en bolagsstämma kan definieras som en allmän sammankomst eller inte, är inte Bolagsverkets sak att svara på.” I tider av oro ska man vara något försiktig med att ifrågasätta den centrala myndighetens bristande grundförståelse för associationsrätt, men min analys ovan står fast. Bolagstämmor faller inte in under regeringens förordning enligt ordningslagen.

Men…

Även om regeringens förordning alltså inte gäller bolagsstämmor bör även bolag försöka bidra till att begränsa spridningen av Covid-19. Regeringens budskap bör tas på allvar. Särskilt viktigt är ett ansvarsfullt agerande för de bolag som är i färd med att samla aktieägare till stämma. Inte bara sådana bolag vars stämmor brukar besökas av mer än 500 personer, utan alla sammankomster med fler än ett fåtal personer. Aktiebolag bör agera som goda samhällsmedborgare.

Bolagskodens första mening är i sammanhanget uppfordrande:

God bolagsstyrning handlar om att säkerställa att bolag för aktieägarna sköts hållbart, ansvarsfullt och så effektivt som möjligt.

Hur kan denna situation då hanteras rent aktiebolagsrättsligt?

Pappersstämmor

För alla bolag som har en hanterlig aktieägarkrets är det främsta sättet att undvika folksamling att hålla en stämman per capsulam; det vill säga en bolagstämma på papper. De flesta onoterade bolags styrelser bör överväga om inte detta är en framkomlig väg under rådande omständigheter.

I en per capsulam-stämma cirkuleras stämmoprotokollet med beslut och bilagor  till samtliga aktieägare och undertecknas av var och en. Det behöver inte vara samma papper utan det kan finnas flera listor som därefter sammanställs och bifogas protokollet. Det finns flera tjänster för e-signering av dokument som bör kunna användas för att helt undvika ett fysisk flöde.

Pappersstämmor kräver att samtliga aktieägare som har rätt att delta på stämma samtycker till förfarandet. Finns det kontroversiella förslag och ärenden där stämman ska fatta beslut är det kanske inte möjligt med en pappersstämma. Ifall årsstämman skulle tagit upp ärenden med meningsskiljaktigheter kan de eventuellt exkluderas för tillfället och tas upp i en senare extra bolagsstämma när förutsättningarna för ett fysiskt möte är bättre.

Inställd stämma

En stämma kan ställas in fram till att stämman öppnas.

Inställelse sker genom att styrelsen återkallar kallelsen till bolagsstämman. Det finns inga regler i aktiebolagslagen kring återkallning av kallelse eller inställd stämma. Det är möjligt att utfärda en ’omvänd kallelse’, med innehållet att stämman inte kommer äga rum på tidigare aviserad dag och om möjligt ange ny dag för stämma. Denna återkallelse bör ske på samma sätt som kallelsen skett enligt bolagets kallelseregler i bolagsordningen.

Stämman kan bör dock även muntligt kunna ställas in fram till den tidpunkt den ska öppnas inför samlade aktieägare – det krävs då närvaro av en beslutsför styrelse för att fatta beslutet. Styrelsen kan samtidigt med inställelsen eller därefter kalla till ny stämma vid ett senare datum inom de lagens tidsramar (se uppskjuten stämma).

Uppskjuten stämma

Det är fullt möjligt att skjuta upp en bolagsstämma. En årsstämma måste dock hållas inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår. En bolag som inte har kommit för långt i sin planering av bolagsstämman kan alltså försöka skjuta på den några veckor eller månader för att avvakta utvecklingen av nuvarande smittspridning eller att arrangera för en stämma med lägre smittorisk (se nedan). Det finns i skrivande stund för de flesta bolag tre månader att förbereda ett alternativt datum eller format.

En stämma som föreskrivs i lagen eller bolagsordningen (s.k. ordinarie bolagsstämmor) kan dock begäras av aktieägare, revisor, styrelseledamot eller verkställande direktör (ABL 7:17). En sådan begäran sker med en ansökan till Bolagsverket som då kallar till stämman. Så en uppskjuten stämma är inte en gångbar lösning visavi intressenter som inte tar läget på allvar.

Bolagstämman måste även fatta de tre obligatoriska besluten för årsstämman inom föreskriven tid – bland annat att fastställa balans- och resultaträkning – med risk av försenad årsredovisning, föreningsavgifter och bokföringsbrott.

I sammanhanget förtjänar påminna om förseningsavgifterna, som en kostnad man kanske är villig att ta:

 

En alltför lång fördröjning kan dock leda till åtal för bokföringsbrott.

Fortsatt stämma

Det går också att avbryta en påbörjad stämma. Exempelvis om bolaget inte kan stoppa sammankomsten på kort tid men ändå vill begränsa risken smittspridning på sittande stämma.

Om endast ett fåtal aktieägare kommer till stämman så att blir det ändå opassande, eller omöjligt, att fatta beslut. Stämman kan även stoppas strax före öppnandet (se ovan).

Stämman ajourneras genom att stämman beslutar med enkel majoritet att fortsätta en senare dag. En minoritet om tio procent av samtliga aktier i bolaget kan också skjuta upp besluten om de obligatoriska årsstämmobesluten till en fortsatt stämma (ABL 7:14).

Det finns ingen formell tidsfrist för hur lång tid man kan vänta med att fortsätta stämman, men årsstämmans obligatoriska beslut är som sagt tvingande och måste fattas inom sexmånadersfristen. Om fastställelsebeslut och vinstdisposition inte beslutats av årsstämman måste detta anmälas till Bolagsverket med en särskild blankett. Anmälan måste skickas inom fyra veckor från beslutet om fortsatt bolagsstämma.

Begränsad närvaro på bolagsstämman

Det går förvisso inte att hindra aktieägare som anmält sig och är registrerade i aktieboken att få närvara på stämman. Men i många fall har svenska noterade bolagen några få kontrollaktieägare, vilket medför att beslutsfattandet på stämman i praktiken är relativt enkelt att genomföra. I tider av smittspridning kan det vara tid för oss minoritetsaktieägare att ge kontrollaktieägarna ”the benefit of the doubt” och helt enkelt låta dem som sitter på röstmajoritet genomföra stämman med begränsad närvaro.

Det kan till exempel ske genom att överföra röstmakt genom fullmakt (se nedan) till centrala aktieägare såsom institutionella aktieägare eller Aktiespararnas eventuella representant. Det är i vilket fall relativt troligt att stämmorna i än högre grad än normalt ändå kommer att få låga deltagarantal. Särskilt eftersom stämmorna vanligtvis domineras av riskgruppen pensionärer, vilka är de som brukar kunna närvara eftersom stämmorna hålls under arbetstid.

En bolagstämma kräver egentligen bara närvaro av följande funktionärer:

Åtminstone en aktieägare

En stämmoordförande

En protokollförare (som kan vara ordföranden)

En justerare (ofta väljs dock två)

Beslutsför styrelse (dvs. minst hälften av valda ledamöter)

Verkställande direktör

Revisor (kan ha skyldighet att närvara)

Vissa av rollerna kan alltså täckas av en och samma person.

Aktiebolagslagen har med andra ord egentligen inte större krav än att man ofta kan klara av en bolagsstämma på ett dussin riskbenägna personer. Att lagen sedan gjort mycket för att bereda plats och rätt för minoritetsaktieägare är en annan sak.

Det går inte att stoppa en aktieägare som är upptagen i aktieboken att delta på stämman, hur mycken hen än hostar och snörvlar. Det tål också att tänka på att aktieägare har rätt att ta med två biträden på stämman (ABL 7:5), vilka dock ofta ska föranmälas.

Röstningsfullmakter

Ett sätt att avfolka stämmorna att vara aktivt med att söka fullmakter från aktieägarna. I aktiebolagslagen finns vissa enkla formkrav för röstningsfullmakter – skriftlig, daterad och undertecknad (ABL 7:3). Fullmakter är också tidsbegränsade.

Fullmaktsinsamling är dock reglerat i lagen. Det måste vara bäddat för i bolagsordningen (ABL 7:4). Fullmaktsinsamlingen sker genom lagreglerade formulär. Formulären används för att utse ett ombud, som inte får tillhöra bolagsledningen, som får i uppdrag att företräda aktieägarna på bolagsstämman. Huvudregeln är annars att bolaget självt, det vill säga bolagsledningen, inte får samla in fullmakter.

Röstning på distans kan även arrangeras genom så kallad poströstning, vilket är ett särskilt förfarande som finns stadgat i ABL 7:4a, där aktieägarna röstar i förväg genom särskilda formulär. En poströst gäller som en vanlig röst på stämman och aktieägaren förs in i röstlängden och räknas som närvarande på stämman.

Onlinestämma och hybridstämma

I den svenska aktiebolagslagen är det inte möjligt att hålla en bolagstämma helt och hållet på nätet. Covid-19 visar med all icke-önskvärd tydlighet att det är hög tid att anpassa aktiebolagslagen till de tekniska möjligheter och samhällsutmaningar som existerar år 2020.

Det främsta skälet till att det inte går att hålla en stämma virtuellt är att den måste hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. Under extraordinära omständigheter, till exempel en naturkatastrof, kan stämman hållas på annan ort. Med det ska fortfarande vara en ort, som är ett geografiskt ställe vilket ska namnges i bolagsordningen.

På en plats på orten ska de som måste närvara (se ovan) för att hålla bolagsstämma samlas rent fysiskt. Det är inget som hindrar att vissa aktieägare, eller ens huvudtalet av aktieägarna, deltar på distans. Det kan då bli till en hybridstämma som både existerar fysiskt och på nätet.

Det är dock viktigt att förstå att det är aktieägarna som själva ska avgöra om de vill delta fysiskt eller online. Bolagsledningen kan inte försvåra för aktieägarna (besluten kan då klandras) utan endast erbjuda alternativa möjligheter att delta på eller följa stämman.

Det finns många möjligheter idag att ha möten och sammankomster online, via olika programvaror som Skype, Zoom eller Adobe Connect. Även om det också finns programvaror som möjliggör röstning och annan interaktion har det inte, mig veterligen, skett någon utveckling av en integrerad plattform. Det är fullt möjligt att skapa egna lösningar på basis av projektplattformar som exempelvis Slack, men den säkerhet, rollfördelning och ordningsföljd som krävs på en stämma ställer höga krav. Bland annat så krävs identifiering av deltagare och legitimation av aktieägare, hantering av föranmälningar och fullmakter, genomförande av röstning och förslagsställande, rösträkning och olika omröstningsförfaranden, informationsutlämning och presentationer, frågor och svar, protokoll och kontroll av beslutsfattande. Det är med andra ord inte helt lätt att skapa ett system som är komplett och redo för onlinestämmor.

Mot bakgrund av pandemin Covid-19 är det hög tid för bolagsledningar och kontrollaktieägare att börja tänka om gällande onlinestämmor. Det är inte bara tekniskt möjligt och till fördel för breddat deltagande; det är alltmer en nödvändighet ut hållbarhetssynpunkt och bolagsrättslig anpassningsförmåga.

Men om aktieägarna bara får koppla upp sig och lyssna på bolagslednings presentationer och se på hur de närvarande aktieägares röstar innebär inte att de deltar i aktiebolagsrättslig mening. En hybridstämma som inte gör möjligt för aktieägarna på distans att delta med röstning eller frågor är egentligen bara en årsstämma för de som samlats fysiskt på platsen för stämman. De övriga aktieägarna har bara fått information om att stämman äger rum, även om denna information erhållits i realtid.

Slutligen

Flera av de aktiebolagsrättsliga verktygen som diskuterats ovan kräver tid för att implementera. Det finns dock flera månader för de ansvarskännande bolagsledningar  och kontrollaktieägare att skjuta upp stämmorna tills de kan genomföras på ett tryggt sätt.

 

______________________

Författarartikeln är skriven av Robert Sevenius, jurist och ekonom med specialisering inom företagsförvärv och bolagsstyrning samt författare till Rätt Bolagsrätt.

 Har du inte Rättserien Digital? Här kan du testa tjänsten fritt i 3 dagar!